Evenementencommissie

Meestal wordt vanuit het bestuur geopperd om een evenementencommissie in het leven te roepen. Hoe haal je vervolgens de juiste personen bijeen?

Begin met het selecteren van een organisator, die als voorzitter zitting wil nemen. Deze persoon houdt namelijk overzicht en is de coördinator tijdens het evenement zelf. Ga met hem/haar om tafel om alle rollen te benoemen. Een overzicht vind je onderaan deze pagina. Als de rollen op papier staan, met bijbehorende taken, is de volgende stap het benaderen van mensen.

TIP: kies niet voor ‘aardig’ of ‘vriend’ maar kies op mogelijke geschiktheid voor een rol. Geloof me, er zijn veel vriendschappen gesneuveld omdat de verwachtingspatronen niet overeen kwamen. Een overeenkomstige eigenschap voor alle rollen: het vermogen te delegeren en mensen enthousiast te maken.

Evenement organiseren

Wie vindt het nou niet leuk om een evenement te organiseren? Het is meestal geen punt om een evenementencommissie samen te stellen, maar dan… Hoe begin je? Wie vraag je om te helpen? Wat is een goede taakverdeling? Hoe lang van tevoren moet je beginnen?

Onder de categorie Evenementen zal ik de komende tijd mijn ‘tips en trics’ vertellen. Natuurlijk vergezeld van een sjabloon indien van toepassing.

Hoe lang van tevoren begin je met de voorbereiding?
Dit is afhankelijk van een aantal factoren, zoals bijvoorbeeld de huur van een locatie en eventuele inhuur van bands of ander entertainment. Richtlijn voor een grootschalig evenement is 9 maanden tot een jaar. Als het gaat om de organisatie van een jaarlijks toernooi of ander evenement op eigen terrein kan de tijd natuurlijk veel korter zijn.

Alvast een eerste TIP om ook van de voorbereiding een feestje te maken:
bedenk dat íedereen die zich aanmeldt voor de evenementencommissie de beste bedoeling heeft en dat het belangrijk is om de taken zo te verdelen dat ieder doet waar hij/zij goed in is. Daarom gaat mijn eerstvolgende blog over het samenstellen van een commissie. Dit vereist meer dan het ronselen van mensen.

Sponsors zijn ook mensen

Stel, je hebt een bedrijf en iemand van de plaatselijke hockeyclub doet een beroep op jouw vrijgevigheid. Je wil dit wel doen, want als bedrijf profiteer je ook van de gemeenschap en bovendien vind je hockey een leuke sport.

Je sponsort een bedrag van € 1.500 en in ruil daarvoor wordt een damesteam aangekleed, krijg je een boardingbord op het hoofdveld en een bordje aan de muur in het clubhuis. Er volgt een fotosessie en een persbericht in de krant, helemaal top.

En dan begint het hockeyseizoen…En dan hoor of zie je niets meer…Je vraagt je af: Wanneer speelt het team, zou je gewoon kunnen gaan kijken, zonder dat men denkt dat je jezelf als sponsor op de borst wilt kloppen. Je ziet meer sponsors in het clubblad staan en zou best wel eens kennis willen maken.

Maar ja, ze bellen je niet en nodigen je niet uit en jij weet niet wat gebruikelijk is.

Stel, je hebt een bedrijf en je hebt gesponsord en dit is jouw ervaring. Zal je het volgend seizoen zo weer doen?